Avis de confidentialité pour les postulants
Cet avis fournit des informations sur la manière dont Shopify traite les informations personnelles reçues lorsque vous postulez à une offre d'emploi, recommandez un(e) candidat(e), ou lorsque votre candidature est prise en compte pour un poste chez Shopify.
Quelle est l'entité Shopify qui est responsable de vos informations personnelles ?
L'entité Shopify responsable de vos informations personnelles est l'entité Shopify qui serait responsable de votre recrutement si vous recevez une offre.
Quelles sont les informations que nous recueillons à votre sujet ?
Informations que vous fournissez
Cette politique couvre les types d'informations personnelles que Shopify peut recevoir directement de votre part (qui peuvent inclure des informations personnelles sensibles, selon la juridiction dans laquelle vous résidez), notamment :
| Types d'informations que nous recueillons | Exemple |
|---|---|
| Coordonnées | Nom, adresse postale, adresse e-mail et numéro de téléphone. |
| Date de naissance | Date de naissance. |
| Expérience professionnelle | Copie du CV, références d'employeurs précédents, lettre de motivation, détails des réalisations professionnelles et rôles actuels ou précédents. |
| Documents de vérification d'identité | Acte de naissance ou passeport, historique de résidence. |
| Informations sur le droit de travailler dans le pays d'embauche | Copie du passeport et/ou d'autres documents d'identité nationaux, numéro d'identification émis par le gouvernement tel que le numéro de sécurité sociale, documents d'autorisation de travail ou visas. |
| Antécédents d'études | Copie des diplômes ou certificats d'études obtenus, relevés de notes universitaires ou relevés de notes d'autres établissements d'enseignement, et attestations d'adhésion à des organismes professionnels. |
| Préférences | Vos préférences si vous souhaitez être contacté(e) à l'avenir concernant d'autres postes susceptibles de vous intéresser. |
| Numéro national d'identification/d'identification fiscale | Numéro de sécurité sociale, numéro national d'identification fiscale ou numéros d'identification similaires. |
| Informations démographiques | Race/ethnicité, identité de genre, orientation sexuelle et handicap |
| Toute information liée à un besoin particulier, un état de santé particulier ainsi que les informations relatives à l'hébergement | Besoins d'assistance auditive ou visuelle |
Informations que Shopify peut recueillir auprès d'autres sources
Ci-après sont listés les types d'informations personnelles que Shopify peut recevoir d’autres sources (qui peuvent inclure des informations personnelles sensibles, selon la juridiction dans laquelle vous résidez), notamment :
| Type d'informations | Exemples | Source |
|---|---|---|
| Informations pour la vérification des antécédents | Emploi précédent, examen approfondi des études, vérification des sanctions, antécédents de faillite, antécédents criminels et profils publics (y compris tous les profils sociaux et profils d'autres plateformes en ligne qui sont publiquement accessibles, qu'ils soient professionnels ou personnels). | Les organismes chargés de l'application de la loi, les établissements d'enseignement, les fournisseurs de services tiers et les réseaux sociaux ou autres plateformes en ligne où vous avez un profil accessible au public. |
| Lorsqu'ils sont fournis volontairement à un tiers par le/la candidat(e), les informations de contact, l'expérience professionnelle et les antécédents d'études. | CV du/de la candidat(e), notes des recruteurs concernant l'entretien initial avec un(e) candidat(e). | Agences de recrutement |
| Informations accessibles au public, telles que des informations sur l'expérience professionnelle et d'autres données en ligne | Informations sur l'expérience professionnelle et autres informations, telles que votre activité sur des comptes de réseaux sociaux professionnels ou personnels ou d'autres sites accessibles au public | Sites publics |
| Informations de recommandation | Si vous êtes recommandé(e), nous traitons les informations que la personne qui vous recommande fournit à votre sujet | Personne qui soumet la recommandation |
Comment nous utilisons ces informations ?
Dans le tableau ci-dessous, nous expliquons les objectifs professionnels pour lesquels Shopify traite vos informations personnelles, les types d'informations qui sont traitées et la base légale sur laquelle s'appuie Shopify pour le faire (dans la mesure où la loi applicable exige une base légale pour traiter les informations personnelles).
| Types d'informations | Comment nous les utilisons | Justification légale (le cas échéant) |
|---|---|---|
| Coordonnées, informations sur le droit de travailler dans le pays d'embauche, préférences. | Pour communiquer avec vous pendant le processus de recrutement | Nécessité précontractuelle ; intérêt légitime à communiquer avec des candidats potentiels. |
| Coordonnées, informations sur le droit de travailler dans le pays d'embauche, préférences. | Pour communiquer avec vous concernant les postes vacants qui pourraient vous intéresser | Intérêt légitime à communiquer de nouvelles opportunités aux candidats potentiels. |
| Coordonnées. | Pour organiser l'envoi d'un ordinateur portable et/ou d'un téléphone portable à un(e) Candidat(e) avant son premier jour | Intérêt légitime à fournir aux futurs employés le matériel de travail nécessaire à l'exercice de leurs fonctions. |
| Coordonnées, antécédents professionnels, informations sur le droit de travailler dans le pays d'embauche, antécédents d'études. | Pour évaluer vos attributs, qualifications et compétences afin de déterminer si vous êtes admissible au poste | Intérêt légitime à déterminer les compétences et qualifications d'un(e) candidat(e). |
| Coordonnées, antécédents professionnels, informations sur le droit de travailler dans le pays d'embauche, antécédents d'études. | Pour préparer des entretiens ou des discussions de présélection | Intérêt légitime à identifier des candidats qualifiés pour des postes vacants. |
| Coordonnées, documents de vérification d'identité, date de naissance, numéro national d'identification, numéro national d'identification fiscale, antécédents d'études et toute information ou activité sur les profils de réseaux sociaux (qu'ils soient professionnels ou personnels) accessibles au public. | Pour effectuer une vérification des antécédents lorsque cela est légal, et lorsque ces vérifications sont considérées comme pertinentes pour le poste | Intérêts légitimes (ou consentement dans la mesure où la loi l'exige) |
| Informations sur le droit de travailler dans le pays d'embauche | Pour vérifier l'autorisation d'emploi/l'admissibilité dans le pays d'embauche | Respect d'une obligation légale (c'est-à-dire s'assurer qu'un employé a le droit de travailler en vertu des lois applicables) |
| Informations personnelles que Shopify traite comme indiqué dans la présente politique | Pour faciliter la recherche interne, l'analyse, les rapports internes, y compris la recherche/l'analyse/les rapports concernant la diversité et l'inclusion, les besoins en matière de talents de l'entreprise, la planification des activités et l'amélioration des processus de recrutement. | Intérêt légitime pour le reste des informations abordées dans cet Avis pour les postulants ; Consentement tel que requis par la loi. |
| Informations démographiques | Pour évaluer nos efforts en matière de diversité et d'appartenance. | Consentement tel que requis par la loi |
Les candidats peuvent choisir, de manière facultative, de renseigner leur race/ethnicité, leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur âge et leur handicap. Ces réponses nous aident à évaluer nos initiatives en matière de diversité et d'appartenance. Vous n'êtes pas obligé(e) de répondre à ces questions. De même, vos réponses ne seront pas associées à votre nom ou à votre candidature. Le responsable du recrutement qui examinera votre candidature ne sera pas en mesure de les voir et elles n'auront strictement aucune incidence sur votre candidature. Si vous avez des questions sur la collecte ou l'utilisation de ces informations, veuillez les adresser à shopify-applicant-privacy@shopify.com.
Quand et avec qui nous partageons vos informations
Shopify utilise un certain nombre d'outils et de fournisseurs de services tiers qui nous aident à exploiter et à atteindre les objectifs professionnels énumérés ci-dessus. Nous pouvons partager vos informations avec ces fournisseurs de services pour soutenir ces efforts, ainsi qu'avec d'autres parties tierces. Par exemple, nous pouvons partager vos informations avec les parties suivantes :
| Fournisseur de services | Objectif | Types de données |
|---|---|---|
| Autres entités du groupe Shopify | Pour fournir des services et une assistance au sein du groupe Shopify à des fins de recrutement et d'intégration. |
Coordonnées, droit de travailler dans le pays d'embauche |
| SmartRecruiters | Lorsque vous soumettez votre candidature pour un poste, recommandez un(e) candidat(e) ou que vous êtes pris en considération pour un poste chez Shopify, vos informations sont stockées dans SmartRecruiters, conformément à la politique de confidentialité des candidats de SmartRecruiters. Nous utilisons ces informations pour évaluer votre candidature au poste publié. De plus, nous conservons ces informations, car nous pourrions être amenés à les utiliser ultérieurement, dans le cadre de votre candidature à des emplois auxquels vous postulerez dans le futur ou qui, selon nous, pourraient vous intéresser en raison de votre profil. |
Coordonnées, antécédents professionnels, informations sur le droit de travailler dans le pays d'embauche, antécédents d'études, attentes salariales, notes de référence, notes d'entretien, historique des candidatures (candidats internes/externes), données sur la diversité (accès anonyme/restreint - collectées pendant/après la candidature et stockées dans SmartRecruiters) |
| Gem | Pour trouver des candidats Nous utilisons ces informations pour évaluer votre candidature au poste publié. De plus, nous conservons ces informations, car nous pourrions être amenés à les utiliser ultérieurement, dans le cadre de votre candidature à des emplois auxquels vous postulerez dans le futur ou qui, selon nous, pourraient vous intéresser en raison de votre profil. |
Coordonnées, antécédents professionnels, informations sur le droit de travailler dans le pays d'embauche, antécédents d'études |
| Autres parties tierces | Shopify pourrait également partager vos informations décrites dans la section ci-dessus intitulée "Quelles sont les informations que nous recueillons à votre sujet ?" avec les organismes de réglementation, les autorités chargées de faire appliquer la loi, d'autres organismes gouvernementaux, des partenaires dans notre secteur, et nos conseillers si nous pensons de bonne foi qu'il est nécessaire de :
|
Coordonnées, antécédents professionnels, antécédents d'études NAS (numéro d'assurance sociale), historique des adresses (fournis pour les vérifications sociales/vérifications des antécédents via Certn/Sterling) - Données recueillies et vues par un tiers mais non reçues par Shopify |
| Formstack | Pour préparer des offres d'emploi pour les candidats. |
Coordonnées (Nom) - Stockage dans Formstack uniquement pendant 7 jours. |
| Helpdesk | Pour envoyer des offres d'emploi aux candidats. |
Coordonnées (E-mail) |
| Robot d'offres | Pour préparer des offres d'emploi pour les candidats. |
Coordonnées (Nom). Stockage dans iHub pendant 30 jours. |
| Slack | Pour préparer des offres d'emploi pour les candidats. |
Coordonnées (Nom). Délai de conservation de deux mois. |
Lorsque nous partageons vos informations avec des prestataires de services tiers, nous essayons de nous assurer, à la fois techniquement et contractuellement, qu'ils protégeront vos informations comme nous le faisons.
Nous pouvons également être légalement tenus, dans certaines circonstances, de partager des informations avec des tiers, par exemple si nous recevons une ordonnance du tribunal ou une citation à comparaître nous obligeant à partager des informations avec les autorités chargées de faire appliquer la loi.
Shopify ne vend pas les informations personnelles des candidats et ne les partage pas non plus à des fins de publicité comportementale inter-contexte.
Transferts internationaux
Shopify a des employés et des sous-traitants qui travaillent dans le monde entier, y compris en Europe. Si vous avez soumis votre candidature pour un poste en Europe, au Royaume-Uni ou en Suisse, vos informations personnelles sont contrôlées par l'entité Shopify auprès de laquelle vous avez soumis votre candidature pour le poste. Nous pouvons transférer vos données au Canada et aux États-Unis afin de pouvoir traiter toutes nos informations sur les candidats de manière centralisée, et de faciliter le processus de recrutement et d'intégration. Lorsque nous envoyons vos informations de façon transfrontalière, nous prenons des mesures pour protéger vos informations.
Vos informations peuvent être envoyées à d'autres sites Shopify et à des fournisseurs de services qui peuvent être situés dans d'autres régions, y compris le Canada (où nous avons notre siège social) et les États-Unis. Lorsque nous envoyons vos informations personnelles en dehors de l'Europe, nous le faisons conformément au droit européen, y compris en mettant en œuvre des garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types.
Si vous résidez en Europe, au Royaume-Uni ou en Suisse, lorsque nous envoyons vos informations personnelles au Canada, elles sont protégées par la loi canadienne, qui selon la Commission européenne, protège aussi adéquatement vos informations.
Enfin, alors que nous faisons de notre mieux pour protéger vos informations personnelles, nous pouvons parfois être légalement tenus de les divulguer (par exemple, si nous recevons une ordonnance judiciaire valide). Pour en savoir plus sur la manière dont nous répondons à ces demandes, veuillez consulter nos Directives pour les demandes juridiques.
Combien de temps nous conservons vos informations personnelles
Nous stockons vos informations personnelles aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans la présente politique de confidentialité, y compris pour remplir nos obligations contractuelles envers vous, pour nous conformer à nos obligations légales et lorsqu'il est dans notre intérêt légitime de le faire. Lorsque nous n'avons aucun objectif professionnel légitime en cours qui justifie le traitement de vos informations, nous les supprimerons ou les anonymiserons.
Avis aux candidats du Royaume-Uni, de l'EEE, de l'Australie et de la Californie
- Vous avez le droit de corriger, de mettre à jour et de demander l'accès à vos informations personnelles ; et cela s’applique aussi aux informations sur le traitement de vos informations personnelles de notre part ;
- demander la rectification de vos informations personnelles que nous détenons ;
- demander que nous cessions ou suspendions le traitement de vos informations personnelles ;
- demander que nous supprimions vos informations personnelles ;
- demander que nous transférions vos informations personnelles à un autre fournisseur de services ;
- demander que nous limitions notre traitement de vos informations personnelles (y compris limiter l'utilisation d'informations personnelles sensibles, le cas échéant) ;
- vous opposer à certaines activités de traitement (par exemple, activités de profilage basées sur nos intérêts légitimes, prise de décision automatisée, etc.) ;
- déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle de la protection des données compétente dans votre juridiction. En Irlande, la Commission de protection des données est l'autorité de contrôle compétente. Vous pouvez contacter cet organisme en utilisant les coordonnées fournies sur son site web.
Lorsque Shopify a obtenu votre consentement pour traiter vos informations personnelles, en vertu de la loi applicable, vous avez aussi acquis le droit de retirer votre consentement à tout moment, avec effet futur. Si cela s'applique et que vous retirez votre consentement, cela n'invalidera pas (1) la légalité de tout traitement effectué par Shopify avant le retrait, ou (2) le traitement continu par Shopify de toutes ou d'une partie de vos informations personnelles en vertu d'autres bases juridiques, le cas échéant.
Veuillez noter que nous pourrions avoir besoin de vérifier votre identité avant de vous donner les moyens ou de vous permettre d'exercer vos droits en matière d'informations personnelles, et que nous pourrions par conséquent vous demander certaines informations lorsque vous soumettez de telles demandes. En vertu de la loi applicable, vous pouvez également soumettre des demandes portant sur vos informations personnelles par l'intermédiaire d'un agent autorisé, auquel cas nous pourrions demander des informations supplémentaires pour vérifier l'authenticité de la demande et l'autorisation de l'agent à agir en votre nom.
Si vous avez des questions sur la manière dont nous utilisons ou traitons vos informations, ou si vous souhaitez exercer vos droits en matière d'informations personnelles (le cas échéant), veuillez contacter l'équipe de confidentialité de Shopify via l’Assistance Shopify ou notre Portail des demandes des Personnes concernées.
Si vous vivez dans l'Espace économique européen, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle principale de Shopify, de la Commission de protection des données ou de votre autorité de contrôle locale.
Comment vous pouvez nous contacter
Si vous souhaitez vous informer, poser une question ou soumettre une réclamation sur la manière dont nous traitons vos informations personnelles, veuillez contacter shopify-applicant-privacy@shopify.com, ou nous envoyer un courrier à l'une des adresses ci-dessous. Si vous souhaitez soumettre une demande juridiquement contraignante pour avoir accès aux informations personnelles de quelqu'un d'autre (par exemple, si vous avez une assignation à comparaître ou une ordonnance du tribunal), veuillez consulter nos Directives pour les demandes légales.
Shopify Inc.ATTN: Privacy Officer
151 O’Connor Street
Ground floor,
Ottawa, ON K2P 2L8
Canada
Si vous résidez en Europe, au Moyen-Orient, en Amérique du Sud ou en Afrique :
Shopify International Ltd.Attn: Data Protection Officer
c/o Intertrust Ireland
2nd Floor 1-2 Victoria Buildings
Haddington Road
Dublin 4, D04 XN32
Irlande
Si vous résidez en Asie, en Australie ou en Nouvelle-Zélande :
Shopify Commerce Singapore Pte. Ltd.Attn: Data Protection Officer
77 Robinson Road,
#13-00 Robinson 77,
Singapore 068896